Conseils télétravail

Mettre les technologies au service du travail à distance

Suite à l’annonce de l’Organisation mondiale de la santé qualifiant le Coronavirus (COVID-19) en tant que pandémie, ainsi que les obligations soumises par notre Premier ministre Legault, les entreprises adoptent différentes mesures pour limiter les risques de propagation du virus et assurer une continuité de service de qualité et en toute sécurité.

Le-Cours est expert pour mettre les technologies au service de la formation ainsi que du travail. Dans un contexte de télétravail, voici quelques pistes pour reproduire à distance le travail au bureau.

 

Activité Travail au bureau Télétravail
Arrivée au bureau On salue les membres de son équipe (tournée des bureaux, ouverture de l’ordinateur, café, etc.) Ouverture de l’ordinateur à l’heure d’arrivée habituelle au bureau.Toute l’équipe se met en relation via un logiciel de clavardage (chat) en ligne à une heure fixe prédéterminée par le gestionnaire et le plan de travail/priorités de la journée est partagé. Le cas échéant, chacun informe le gestionnaire de ses moments de non-disponibilité dans la journée. C’est un moment privilégié pour se saluer.
Communication ponctuelle entre les membres de l’équipe
  • En personne
  • Par clavardage interne
  • Par courriel
  • Par clavardage interne
  • Par courriel
  • Par téléphone
Communication ponctuelle avec les clients
  • Par courriel
  • Par téléphone
  • À l’aide d’un logiciel de visioconférence
  • Par courriel
  • Suite à une demande d’un rendez-vous par courriel, rencontre téléphonique ou en visioconférence
Rencontre de travail avec les clients En personne En visioconférence
Rencontre de travail interne
  • En personne
  • En visioconférence
En visioconférence
Accès aux documents de travail
  • Cahier de notes
  • Classeurs physiques
  • Utilisation d’une application de prises de notes et de classement des notes en ligne
  • Système de partage et de stockage de fichier en ligne
  • Utilisation d’une application de prises de notes et de classement des notes en ligne
  • Système de partage et de stockage de fichier en ligne

À ce titre, il est important que chaque employé ait accès à un ordinateur connecté à Internet. Dans la situation actuelle, Le-Cours va jusqu’à faire un prêt temporaire de l’équipement nécessaire pour permettre à chacun la continuité de développement de leurs projets et le maintien du service aux clients.

Favoriser des communications claires

Les malentendus ou mauvaises interprétations sont fréquents par courriel, même lorsque nous avons bien réfléchi et rédigé notre message. Rien ne remplace le contact visuel, le langage corporel, ni les intonations vocales. Nous favorisons donc les conversations téléphoniques ou encore mieux la visioconférence. Si le courriel est inévitable, par exemple pour les traces au dossier ou parce que trop de détails doivent être transmis, il est important d’adopter un style concis, précis et de se relire avant l’envoi. Si une action est attendue, par exemple du client ou du fournisseur, il est important de préciser l’attente et le délai souhaité.

Les logiciels de visioconférence permettent de bénéficier de ces aspects subtils de la communication, même lorsque nous sommes à distance. Il existe des logiciels gratuits tels que FaceTime d’Apple ou Google Hangouts. Lorsque les réunions en ligne deviennent plus importantes, comme il est fréquent chez Le-Cours, nous utilisons des solutions dédiées aux professionnels comme Zoom.us ou l’intégration de Microsoft Office avec Skype Entreprise ou Teams.

Suivre la progression du travail de chacun

Une question que les gestionnaires et collègues se posent régulièrement; comment suivre la progression des projets ? Pour les entreprises qui intègrent le télétravail de façon permanente, il existe des solutions logicielles qui permettent de faire le suivi de la progression comme I Done This qui permet entre autres de remplacer les réunions de suivi. L’outil rappelle à chacun de mettre à jour sa progression en fin de journée et les informations sont ensuite compilées dans un sommaire matinal. Cela permet à chacun d’être synchronisé.Pour la gestion de projet détaillé, il existe aussi Asana et Trello qui aident le suivi à distance de la progression des activités reliées à un projet. Les échanges en temps réel sont aussi possibles. Les collègues demeurent ainsi informés.

Il faut souligner que tous ces outils demandent une discipline et l’utilisation de rappels dans notre calendrier. Dans l’action, il est facile de ne pas mettre à jour l’information. Il ne sera alors pas possible de profiter de tous leurs avantages.

Réduire les courriels

Vous connaissez sûrement trop bien le problème d’être en copie de nombreux courriels. Les systèmes de messageries instantanées comme Microsoft Teams sont alors une alternative intelligente au courriel. Ils permettent de créer un espace de travail partagé où les conversations sont organisées et accessibles, limitant les conversations redondantes tout en incluant tous les intéressés ou strictement les intéressés.

Infonuagiques

Un dernier élément indispensable au télétravail consiste à se doter d’un système de partage et de stockage de documents. Cela contribue également à réduire l’envoi de pièces jointes par courriel. Nous pouvons déposer un document dans le système et avertir via clavardage ou courriel les destinataires du document de sa disponibilité. Il devient évident qu’un bon système de classement et une bonne nomenclature des fichiers sont nécessaires.

Que ce soit un système comme Dropbox, Sharepoint, Google Drive ou encore Onedrive, le stockage et le partage de fichiers à distance devient un incontournable avec ou sans télétravail. Selon le type de documents, il faut toutefois se préoccuper de la sécurité en protégeant certains fichiers par mot de passe par exemple.

En cette période, nous souhaitons que ces quelques éléments vous aident à réduire le contact direct entre personnes en permettant au plus grand nombre, lorsque c’est pertinent et possible, de travailler à distance. L’intention étant de protéger tout le monde et agir de façon socioresponsable tout en poursuivant optimalement vos activités et le service à votre clientèle.

L’équipe Le-Cours
Multiplicateurs de talents

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